Déclaration de confidentialité

Les types de données personnelles que Visma traite qui vous concernent peuvent être les suivants :

• des informations personnelles de base telles que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique et des informations démographiques.
• informations sur l'utilisateur et le trafic web, telles que les données de connexion, le nom d'utilisateur et l'adresse IP.
• informations financières telles que les informations relatives aux factures
• le contenu que vous avez téléchargé ou fourni, tel que des photos, des commentaires, des articles et des vidéos.
• informations fournies lors d’un entretien d’embauche

Aux fins décrites dans la section "Pourquoi nous traitons les données personnelles", Visma ne traite pas de données personnelles sensibles vous concernant.

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En général, Visma collecte des informations personnelles provenant directement de vous ou d'autres personnes liées à notre client. Si le client pour lequel vous travaillez achète des produits ou des services de Visma auprès d'une entreprise partenaire de Visma, nous pouvons recueillir des informations vous concernant auprès de cette entreprise partenaire.

Lorsque vous utilisez les sites web de Visma et interagissez avec nous par courriel, nous utilisons également des cookies et d'autres technologies de suivi pour optimiser votre expérience de Visma et de nos sites. Voir notre politique en matière de cookies pour plus d'informations.

Dans certains cas, nous pouvons également recueillir des informations vous concernant provenant d'autres sources. Ces sources peuvent être des agrégateurs de données tiers, des partenaires marketing de Visma, des sources publiques ou des réseaux sociaux de tiers.

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La présente Déclaration de confidentialité de Visma s'applique lorsque Visma et ses sociétés affiliées (Visma) traitent vos données personnelles à diverses fins lorsque vous interagissez avec nous, telles que :

Achats et livraisons

• faciliter les commandes, les contrats et les paiements des clients
• fournir des services directement à vous, tels que des formations en ligne, des webinaires et des rapports, etc.
• fournir des devis de produits et de services à la demande de clients.
• créer et faciliter les comptes des utilisateurs de nos services

Soutien et amélioration

• améliorer et développer la qualité, la fonctionnalité et l'expérience utilisateur de nos produits, services et des sites Visma.
• fournir une assistance à la Clientèle pour nos produits et services.
• exploiter des communautés d'utilisateurs à des fins de formation et pour permettre l'interaction entre les utilisateurs et Visma.

Sécurité

• détection, remédiation et prévention des menaces et des abus de sécurité, maintenance et débogage.

Marketing

• gestion des préférences marketing et envoi de contenu marketing
• création de profils d'intérêt pour promouvoir des produits et services pertinents (profilage)

Recrutement

• gérer les processus de recrutement et traiter les demandes d'emploi
• évaluer les documents soumis, mener des entretiens et appeler les références

Les informations relatives à la manière dont les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre de l'un de nos nombreux services se trouvent dans l'accord de traitement correspondant à ce service. Dans ces cas, Visma agit en tant que processeur de données et traite les données pour le compte du Client et conformément à ses instructions. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez contacter le service Clientèle de ce service spécifique.

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Nous traitons les données sur la base de différents fondements juridiques.

Accord avec vous

Nous traitons vos données personnelles sur la base d'un contrat juridiquement contraignant conclu avec vous. C'est généralement le cas lorsque vous postulez pour un poste vacant chez Visma. Le traitement de vos données personnelles telles que le CV, la candidature et les références est nécessaire pour que Visma puisse traiter les candidatures avant de les contacter.

Votre consentement

Visma peut traiter vos données personnelles sur la base de votre consentement. Après avoir donné votre consentement, vous pouvez le rétracter à tout moment.

Intérêt légitime

Visma a un intérêt légitime lorsque nous traitons vos données à des fins de marketing, de sécurité, de support et d'amélioration, ou lorsque vous agissez en tant que contact/lead pour nos Clients existants et potentiels, y compris dans le cadre du service Clientèle. Vos données personnelles sont traitées d'un point de vue commercial d'une manière qui, selon nous, ne viole pas vos droits ou libertés en matière de vie privée.

En outre, Visma traite les données sur la base d'un intérêt légitime lorsque vous vous inscrivez à un webinaire, téléchargez des rapports ou d'autres contenus sur nos pages web et utilisez nos communautés Visma. L'intérêt légitime est de pouvoir vous fournir un contenu précis, d'organiser des webinaires, de mener des activités de marketing et de gérer vos demandes (voir la section marketing ci-dessous).

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Au sein du groupe Visma

Étant donné que Visma se compose de nombreuses filiales différentes, il est important pour nous de pouvoir vous offrir la meilleure expérience intégrée possible. Afin de maintenir une surveillance et un aperçu, Visma peut partager vos données personnelles avec d'autres sociétés du groupe Visma.

En dehors du groupe Visma

Visma peut également partager vos données personnelles avec des parties extérieures dans les cadres suivants :

Communautés d'utilisateurs de Visma
Lorsque vous publiez un message, un commentaire ou autre sur les communautés d'utilisateurs de Visma ou sur tout autre forum sur les sites de Visma, ces informations peuvent être lues et utilisées par toute personne ayant accès à ces forums. Visma n'est pas responsable des informations que vous publiez sur ces forums ou sur les sites Visma.

Partenaires commerciaux
Visma peut partager vos informations personnelles avec ses partenaires lorsque cela est justifié d'un point de vue commercial et dans le respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Autorités gouvernementales
La police et d'autres autorités peuvent demander l'accès aux informations personnelles de Visma. Dans de tels cas, Visma ne fournira les données que s'il existe une décision de justice ou un ordre similaire de le faire.

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Visma fait appel à des sous-traitants pour traiter les données personnelles. Ces sous-traitants sont généralement des vendeurs de services cloud ou d'autres services d'hébergement informatique.

Lorsqu'elle fait appel à des sous-traitants, Visma conclut un accord avec ces derniers afin de protéger vos droits en matière de confidentialité. Si les sous-traitants sont situés en dehors de l'UE, Visma s'assurera, dans votre intérêt, qu'il existe des motifs légaux pour ces transferts internationaux, notamment par l'utilisation des Clauses types de l'UE.

Pour obtenir des informations sur les sous-traitants que nous utilisons pour vous fournir un service Visma, veuillez consulter notre Centre de confiance Visma.

Vous pouvez toujours demander une liste et des informations supplémentaires sur les sous-traitants de Visma, y compris la documentation des bases juridiques pour les transferts internationaux mentionnés ci-dessus. Pour contacter Visma, voir la dernière section de la présente Déclaration.

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Visma ne conservera vos données personnelles que le temps nécessaire à l'exécution de ses obligations contractuelles. Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel sur une autre base juridique, telle que l'intérêt légitime, ces données seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité du traitement.

Par conséquent, vos données personnelles peuvent relever de différents types de politiques de conservation, en fonction du type de données et de l'objectif de leur collecte. Voici quelques exemples :

Dans le cas d'un recrutement, Visma détruira vos informations personnelles telles qu'un CV, une candidature et d'autres documents lorsque le processus de recrutement sera terminé, généralement au plus tard 6 mois après la date limite de dépôt des candidatures, sauf accord contraire avec vous.

Un autre exemple est celui des informations de contact stockées à des fins de marketing, notamment pour les Clients potentiels ou les parties intéressées. Ces données personnelles seront supprimées au plus tard 36 mois après la dernière activité enregistrée.

Pour de plus amples informations sur la suppression, veuillez contacter Visma (voir les informations de contact dans la dernière section de la présente Déclaration).

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Vous pouvez invoquer les droits suivants concernant notre traitement de vos données personnelles :

• Accès. Vous avez le droit de demander une copie de l’ensemble des données personnelles que nous traitons à votre sujet.
• Rectification. Vous avez également le droit de demander à Visma de rectifier les données personnelles inexactes vous concernant. Si vous avez un compte avec Visma pour un site Visma, cela peut généralement être fait via les sections appropriées "votre compte" ou "votre profil" sur le site ou service Visma applicable.
• Effacement. Vous avez le droit de demander à Visma de supprimer les données à caractère personnel vous concernant.
• Limitation. Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles 
• Portabilité. Vous pouvez nous demander de vous fournir, à vous ou à d'autres, vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

• Opposition. Pour des motifs tenant à votre situation particulière, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, pour des motifs légitimes ou en cas de prospection commerciale. Vous avez également le droit de vous opposer à notre traitement de vos données personnelles pour l'exécution de missions effectuées dans l'intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique ou fondées sur des intérêts légitimes.

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Veuillez noter qu’il existe des exceptions ou restrictions aux droits susmentionnés en fonction de votre situation personnelle. Dans ce cas précis, nous vous fournissons des informations détaillées pour vous permettre d’exercer vos droits conformément aux lois et règlements en vigueur

Veuillez utiliser ce formulaire pour formuler les demandes mentionnées dans cette section.

Enfin, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès des autorités chargées de la protection des données concernant notre traitement de vos données personnelles.

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Intérêt légitime

Lorsque vous interagissez avec Visma, par exemple en visitant les pages web de Visma, en téléchargeant du contenu, en participant à des webinaires, ou dans le cadre de votre utilisation des services de Visma, Visma traite vos données personnelles sur la base d'un intérêt légitime. L'objectif est de vous fournir un contenu marketing pertinent lié aux services de Visma.

Visma vous fournira un contenu pertinent basé sur vos préférences par moyen de marketing direct sur les plateformes de médias sociaux, les pages web ou dans un service de Visma. Les données personnelles traitées sont des données agrégées vous concernant, telles que l'adresse IP, les intérêts (ce sur quoi vous avez cliqué, etc.), le nom d'utilisateur et l'appareil. Cela se fait à l'aide de technologies telles que les cookies et s'appelle le profilage.

L'objectif du profilage est de vous proposer un marketing personnalisé, d'améliorer votre expérience utilisateur de nos services / sites web et de fournir des produits dont nos clients sont satisfaits. Les services de Visma sont généralement utilisés comme des outils à des fins professionnelles, et votre comportement dans ces outils en dit peu sur votre vie personnelle. Aucune donnée sensible n'est traitée. Vos données personnelles sont donc traitées d'un point de vue commercial d'une manière qui, selon nous, n'entre pas en conflit avec vos libertés et vos droits en tant qu'individu.

Visma utilisera le courrier électronique à des fins de marketing conformément aux lois nationales sur le marketing, mais uniquement si vous avez donné votre consentement. Si vous avez donné votre consentement, vous aurez toujours la possibilité de vous désengager comme décrit ci-dessous, ou lorsque vous recevez un courriel contenant des informations commerciales.

Droit de refuser de recevoir des communications commerciales

Vous avez le droit de vous désinscrire de la réception des communications commerciales de la part de Visma et vous pouvez le faire de la manière suivante :

1. en suivant les instructions de désabonnement figurant dans la communication commerciale concernée, ou
2. en modifiant vos préférences dans la section "mise à jour du compte" correspondante, si vous avez un compte chez Visma, ou
3. nous contacter via ce formulaire. ou
4. en utilisant l'outil de gestion des abonnements applicable.  

Vous avez également la possibilité d'accepter ou de refuser les cookies sur une page web spécifique à tout moment par le biais de notre notification de cookies.

Veuillez noter que même lorsque vous refusez de recevoir des communications commerciales, vous pouvez toujours recevoir des communications administratives de Visma, telles que des confirmations de commande et des notifications nécessaires à la gestion de votre compte ou des services fournis aux Clients.

Vous avez également la possibilité à tout moment d'adresser votre réclamation à l’Autorité de protection des données (Belgique) avec adresse rue de la presse 35 à 1000 Bruxelles ou par moyen de l’adresse https://www.autoriteprotectiondonnees.be.

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Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette Déclaration. Lorsque nous apportons des changements importants à notre Déclaration qui modifient substantiellement nos pratiques de confidentialité, nous pouvons également vous en informer par d'autres moyens, comme l'envoi d'un courriel ou la publication d'un avis sur le site Web de notre entreprise et/ou sur les pages des médias sociaux avant que les changements n'entrent en vigueur.

La Déclaration de Confidentialité sera révisée au moins une fois par an et les changements seront approuvés par Visma Compliance Council. Dernière mise à jour : 23-01-19

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